Privacyverklaring Dignus Arbo

Versienummer	1.6
Datum	17 april 2024
Ten behoeve van AVG-artikel	Artikel 13 en 14 AVG
Naam Verwerkingsverantwoordelijke	Dignus Arbo B.V.

Dignus Arbo B.V. (hierna: Dignus) is een professioneel dienstverlener op het gebied van preventie, verzuim, arbeidsmobiliteit en duurzame inzetbaarheid. In het kader hiervan verwerkt Dignus veel (bijzondere) persoonsgegevens. Uiteraard hecht Dignus er groot belang aan zeer zorgvuldig met deze gegevens om te gaan. Daarom is Dignus ISO9001 gecertificeerd, dé wereldwijd erkende norm op het gebied van kwaliteitsmanagement, én voldoet Dignus aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de relevante nationale privacywetgeving. In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop Dignus hiermee omgaat en welke rechten u heeft.

Vanuit de AVG is Dignus een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Wij passen waar nodig deze privacyverklaring aan op basis van wetswijzigingen en rechtspraak alsmede aanwijzingen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Het verdient daarom aanbeveling deze tekst met enige regelmaat te raadplegen op onze website.

Contactgegevens Verwerkingsverantwoordelijke Dignus Groep bv / Dignus Arbo bv

Adres: Muiderstraatweg 15 B, 1111 PS DIEMEN

Telefoon / email: 030 – 207 25 25 / info@dignusarbo.nl

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Dignus heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. U kunt deze functionaris raadplegen voor al uw vragen omtrent privacy.

Naam FG: dhr. E. Gorissen

Telefoon / email: 030 – 207 25 25 / fg@dignusarbo.nl

Persoonsgegevens en verwerkingsdoelen en bron van verkrijging

Bij de aanvraag van de dienstverlening hebben wij van uw werkgever, als zijnde onze opdrachtgever, persoonsgegevens over u ontvangen, zoals naam, adres en woonplaats, 1e ziektedag, maar ook gegevens over de functie. Onze werkzaamheden zijn hoofdzakelijk gericht op de advisering en ondersteuning van onze opdrachtgevers bij de verzuim en re-integratiebegeleiding van hun medewerkers alsmede het voorkomen van verzuim door preventie. Daarnaast ontvangen wij in sommige gevallen rechtstreeks persoonsgegevens van uzelf, dan wel verwerken wij op basis van (eigen) onderzoek aanvullende gegevens, zoals gegevens betreffende de gezondheid, beperkingen en mogelijkheden in relatie tot werk, alsmede resultaten van het arbeidsdeskundig onderzoek. De verwerking van gegevens betreffende de gezondheid geniet speciale aandacht. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe speciaal geautoriseerde medewerkers van Dignus.

Categorieën persoonsgegevens:

Dignus kan de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

NAW-gegevens;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Geboortedatum;
Geslacht;
Email-adres;
Verpleegadres van de zieke werknemer;
Personeelsnummer;
Functie;
Arbeidsrechtelijke gegevens;
Burger Service Nummer;
Bijzondere persoonsgegevens, waaronder:
Gezondheidsgegevens, zoals de datum van ziekmelding werknemer, datum van herstelmelding, vermoedelijke duur van het verzuim, of sprake is van één van de vangnetbepalingen uit de Ziektewet, of de werknemer valt onder de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen, of een zieke werknemer betrokken is geweest bij een verkeersongeval;
Medische Gegevens: gegevens over de gezondheid van de werknemer die vallen onder het medisch beroepsgeheim en die nodig zijn voor de beoordeling van zijn arbeids(on)geschiktheid door de zorgaanbieder, de verzuimbegeleiding en de re-integratie van de werknemer, zoals de aard en oorzaak van de ziekte en de voortgang van de behandeling, alsmede gegevens die nodig zijn voor het kunnen verlenen van preventieve zorg aan de werknemer.

Dignus kan voor uw bezoek (aan de website) van u de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam;
Contactgegevens
Gebruikersgedrag op basis van cookies.

Deze gegevens verwerken wij voor:

Het uitvoeren van de dienstverlening op het gebied van preventie, verzuim, arbeidsmobiliteit en duurzame inzetbaarheid;
Het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties;
Verificatiedoeleinden;
Statistische analyse;
Relatiebeheer en (verbeteren van) dienstverlening; Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Doelen

De doelen waarvoor Dignus persoonsgegevens verwerkt, vinden hun oorsprong in de verschillende diensten die Dignus aan haar klanten levert. Het gaat hierbij om de volgende doelen:

Medische keuringen, waaronder aanstellingskeuringen en rijbewijskeuringen;
Ziekteverzuimbegeleiding;
Re-integratie van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
De arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen;
Het uitvoeren van een consultatie met betrekking tot gezondheidskundige vraagstukken in verband met de arbeid, zoals bedoeld in artikel 14 lid 1 sub c Arbowet;
Arbeidsdeskundige onderzoeken;
Spoor 2 trajecten;
Coachingstrajecten;
Mediation;

Voor de uitvoering van kwaliteits- en managementdoeleinden maken wij zoveel als mogelijk gebruik van geanonimiseerde gegevens en dus niet van persoonsgegevens.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte?

Nee. Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt binnen de grenzen van de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”). De EER bestaat uit de lidstaten van de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Alle EER-landen moeten voldoen aan dezelfde regels uit de AVG, waarmee wordt beoogd op Europees niveau een consistent beschermingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens te verzekeren.

Rechtsgrond voor de verwerking

In de verwerking van persoonsgegevens worden niet meer gegevens opgenomen dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (dataminimalisatie). De verwerking van de persoonsgegevens vindt zijn grondslag in artikel 6 en artikel 9 van de AVG alsmede artikel 30 lid 1 Uitvoeringswet AVG:

De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst;
De verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen.

In overige situaties waarin wij buiten deze grondslagen gegevens nodig hebben, zullen wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen.

Ontvangers van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens binnen de bedrijfseigen processen en systemen van Dignus. Dignus maakt hierbij gebruik van één verwerker: Otherside at Work. Dignus heeft met Otherside at Work een verwerkersovereenkomst afgesloten. Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan derden, zoals verzuimverzekeraars, re-integratiebedrijven en providers én UWV. Deze verstrekking is gebaseerd op ofwel een wettelijke grondslag, dan wel uw uitdrukkelijke toestemming.

Dignus deelt uw gegevens niet via een zogenaamd elektronisch uitwisselingssysteem met andere zorgaanbieders. De Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz) is op dat vlak niet van toepassing.

Bewaartermijnen

De gegevens die wij van u verwerken, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De termijnen die wij hanteren voor het bewaren van gegevens worden bepaald door wettelijke termijnen.

De bewaartermijnen zijn als volgt:

Categorie persoonsgegevens	Bewaartermijn	Wettelijke grondslag
Medische dossiers (verzuimbegeleiding, preventieve trajecten)	20 jaar, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit	Art. 7:454 lid 3 BW
Aanstellingskeuringen van sollicitanten	6 maanden	Art. 9 Besluit klachtenbehandeling aanstellingskeuringen
Overige persoonsgegevens (niet medische deel) in de zin van verzuimbegeleiding en andere diensten	2 jaar na afronding van de verzuimbegeleiding en/of het re-integratietraject	Geen wettelijke bewaartermijn, maar op basis van de Beleidsregels de zieke werknemer van de Autoriteit Persoonsgegevens d.d. 23 februari 2016

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Dignus neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage in de gegevens die wij van u verwerken, evenals het recht op het rectificeren, het wissen, het beperken van de verwerking én het overdragen van de gegevens. Ook heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking. U kunt uw verzoek indienen via mailadres fg@dignusarbo.nl.

Omdat wij na moeten gaan of u de persoon bent die u zegt te zijn hebben wij een kopie van uw legitimatiebewijs nodig. U mag hierbij uw BSN en foto onleesbaar maken (bijvoorbeeld door middel van de app ‘KopieID’). Direct na vaststelling van uw identiteit verwijderen wij de kopie. Wilt u niet dat wij op deze manier uw identiteit vaststellen, dan kunt u ons bellen voor het maken van een afspraak op locatie.

U ontvangt binnen één maand een reactie op uw verzoek.

Toestemming

Wanneer u ons uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven een bepaalde verwerking uit te voeren, dan kunt u deze te allen tijde weer intrekken. Wij zullen dan de verwerking die hierop is gebaseerd herstellen, voor zover dat nog mogelijk is.

Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw gegevens door ons, meld u dit dan vooral bij ons. Meer informatie over de wijze waarop u een klacht kunt indienen, vindt u op onze website www.dignusarbo.nl. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het zeer op prijs wanneer u eerst uw klacht aan ons meldt.

Nieuwe ontwikkelingen

Gelet op nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld in het kader van onze bedrijfsactiviteiten, kunnen wij de tekst van deze Privacyverklaring aanpassen. Daarom adviseren wij u de Privacyverklaring op onze website www.dignusarbo.nl met enige regelmaat te raadplegen. Daarnaast treft u daar ons Privacyreglement aan.